O e-mail é uma das ferramentas mais utilizadas ao longo do dia de trabalho. Por isso, existem vários motivos para ter um e-mail profissional em sua empresa e dispensar os e-mails gratuitos que você geralmente utiliza.
Apesar de cômodas, as plataformas gratuitas deixam de oferecer benefícios e vantagens que fazem muita diferença no dia a dia. Além disso, aquele seu velho e-mail de dez anos atrás pode não ser o melhor para passar aos seus clientes ou colocar em seu site e cartão de visitas.
A seguir, veremos por que você deve ter um e-mail profissional dedicado exclusivamente ao trabalho.
Por que ter um e-mail profissional?
1 – Melhora a organização
Os e-mails gratuitos oferecem algumas formas de organização por pastas, mas não é nada comparado a um e-mail profissional. E-mails de trabalho são muito importantes para que você corra o risco de deixá-los em sua caixa de entrada sem nem sequer serem abertos.
Por isso, o primeiro motivo para ter um e-mail profissional é a organização. Com uma boa plataforma de e-mails, você organiza tudo e não perde mais nenhum contato, prazo ou solicitação.
2 – Separa a vida profissional da pessoal
A grande maioria das pessoas utiliza e-mails pessoais para tratar de assuntos de trabalho. Isto é um erro dos grandes. Além de misturar e-mails pessoais com os profissionais, você acaba perdendo o controle sobre qual e-mail está onde.
Mais um ótimo motivo para ter um e-mail profissional é poder organizar seus e-mails separadamente do conteúdo da vida pessoal. Você saberá exatamente onde encontrar aquela conversa super importante com seu cliente, ou o agendamento da próxima reunião.
3 – Aumenta a produtividade
O aumento da produtividade ocorre por múltiplos motivos quando você utiliza um e-mail exclusivo para trabalho. Primeiramente, a organização já possibilita encontrar e-mails muito mais rapidamente, sem que você confunda as mensagens com outras que não têm importância.
Além disso, o fato de poder manter o e-mail pessoal fechado durante o expediente é um inibidor de interrupções. Você não vai parar de trabalhar para verificar um desconto que ganhou em uma loja, ou o andamento daquele pedido que vai ser entregue em seu apartamento.
Mas não é apenas isso. Existem outros motivos para ter um e-mail profissional que contribuem com a produtividade e você vai encontrá-los ao longo deste texto.
4 – Facilita estratégias de marketing
Muitas estratégias de marketing digital utilizam contas de e-mail para realizar disparos aos potenciais clientes. São ofertas, descontos, promoções, novidades e até cobranças gerenciadas por uma conta de e-mail.
Deixar tudo isso a encargo de um e-mail gratuito é imprático, sendo que você precisará esquematizar uma árvore de e-mails a serem disparados em determinados momentos de suas estratégias.
Isso fica muito mais fácil com a utilização de um e-mail profissional, visto que muitos deles já possuem configurações de listas e e-mail marketing. É justamente o que você precisa, sendo este mais um motivo para ter um e-mail profissional em sua empresa.
5 – Dá mais credibilidade
Imagine ter que passar seu e-mail a um cliente importante e seu melhor e-mail ainda é um apelido, seguido do seu ano de nascimento e um caractere especial. Isso é ruim por vários motivos. Primeiro, o e-mail é de difícil compreensão. Segundo, chega a ser vergonhoso que você não tenha um e-mail profissional, já que está lidando com trabalho.
Outro motivo para ter um e-mail profissional é que você tem a seu dispor diversas opções para colocar seu próprio nome, sem abreviaturas, seguido logo do @ e o domínio do seu site. Soa muito mais profissional, dando mais credibilidade e permitindo fácil compreensão.
6 – Fica livre de anúncios
E-mails gratuitos geralmente possuem anúncios. Apesar de não atrapalharem muito o manuseio das mensagens, eles acabam tirando sua atenção do que realmente importa.
Considerando que estes anúncios são programados para te mostrar coisas que você pesquisou recentemente e nas quais possui interesse, há uma grande possibilidade de que você deixe de responder um e-mail para verificar o preço de um produto ou serviço.
Além de perder muito tempo neste processo, os anúncios acabam poluindo a interface do seu e-mail. Já os e-mails profissionais não possuem anúncios.
7 – Melhora a filtragem de spams
Os spams são e-mails de disparo automático que você não pediu para receber. Muitos deles contêm vírus ou arquivos indesejados. Outros, podem trazer mensagens ofensivas ou impróprias, além de serem, em sua maioria, fraudes.
Os filtros de spam de e-mails gratuitos não conseguem filtrar completamente estas mensagens, deixando algo passar ocasionalmente. Já os e-mails profissionais, oferecem filtros com mais opções de customização.
Você consegue bloquear IPs específicos, domínios e manter tudo sob controle, evitando que seu computador seja infectado por um programa mal intencionado e roube dados de sua empresa.
8 – Possui mais espaço de armazenamento
Armazenamento nunca é demais e este é um excelente motivo para ter um e-mail profissional. O espaço disponível nos e-mails gratuitos é o suficiente para e-mails pessoais, mas não para os profissionais.
Isso porque um e-mail profissional acaba transmitindo e recebendo arquivos maiores, documentos, imagens, entre outros arquivos de tamanho elevado. Rapidamente, o armazenamento pode se esgotar.
Um bom motivo para ter um e-mail profissional é o grande espaço de armazenamento que acaba vindo junto no pacote.
9 – Possibilita o gerenciamento de contas
Com um e-mail profissional, você consegue criar e gerenciar outras contas de e-mail que ficam sob a hierarquia de uma conta principal. Isso não é possível em contas de e-mail gratuitas.
Se você precisar, pode criar um e-mail para cada colaborador da sua empresa e gerenciar estas contas a partir da plataforma. Você modifica senhas, bloqueia ou libera acessos, cria novas contas, exclui contas, entre outras ações.
Entendeu agora por que é tão importante ter um e-mail profissional em sua empresa? Não perca mais tempo e cuide disso agora mesmo!
